Stichting H.A.R. Sinterklaasgroep Lelystad en aanverwante website en sociale media zijn gevestigde namen die ingeschreven staan in de KvK van Almere onder nummer 670.256.25

Bij uw offerte of aanvraag wordt u altijd op onze voorwaarden gewezen. Deze voorwaarden gelden voor elke definitieve boeking die is aangegaan met Stichting H.A.R. Sinterklaasgroep Lelystad (de Stichting) door iedere Klant (de begunstigde). Als u ons boekt gaat u automatisch akkoord met en accepteert u onze voorwaarden, en dient u hier dan  ook vooraf kennis van te hebben genomen.

Acceptatie van deze voorwaarden houdt tevens in de acceptatie van de annuleringsvoorwaarden, welke van kracht zijn vanaf het moment dat wij de Definitieve Bevestiging hebben verstuurd, ook indien er nog geen betaling heeft plaatsgevonden.

Tenzij anders benoemt gelden alle voorwaarden voor Klanten van Huisbezoek, Bedrijfsbezoek of (Extra) Diensten.

Inhoudsopgave

Artikel 1 Definities 

Artikel 2 Afwijking van voorwaarden

Artikel 3 Contactgegevens

Artikel 4 Aanvraag 

Artikel 5 Offertes 

Artikel 6 Definitieve overeenkomst 

Artikel 7 Locatie

Artikel 8 Betaling 

Artikel 9 informatie over bezoek

Artikel 10 informatie voor “het grote boek”

Artikel 11 Annulering 

Artikel 12 Hinder

Artikel 13 Uitvoering 

Artikel 14 De reclamaties/klachten 

Artikel 15 Foto’s, video’s en Media

Artikel 1 Definities
Als deze met een hoofdletter zijn geschreven wordt in deze Algemene Voorwaarden met de onderstaande begrippen, in meervoud of enkelvoud, het volgende bedoeld: 

Aanvraag

Het verzoek via de Mail van een Klant voor een Bezoek; 

Annulering

Het na het ontvangen van Definitieve Bevestiging, al dan niet vóór de Betaling, afzien van het aangevraagde Bezoek; 

Algemene Voorwaarden

Deze Algemene Voorwaarden van Stichting H.A.R. Sinterklaasgroep Lelystad, die van toepassing zijn op de uit te voeren Diensten of Extra Diensten; 

Bedrijfsbezoek

Onder Bedrijfsbezoeken vallen alle Bezoeken aan niet-particulieren Klanten;

Bestuur

Leidinggevende, verantwoordelijke en bestuurders van de Stichting.

Bezoek

Een fysiek Bezoek welk plaats vind op de Locatie van de Klant, wordt gedaan door Sinterklaas en Pieten, of alleen Pieten

Definitieve Bevestiging

Overzicht, per Mail, met informatie over het Bezoek, na indienen een Aanvraag of na akkoord van de Klant op Offerte;

(Extra) Diensten

Andere Diensten, anders dan of in plaats van een fysiek bezoek, bijv. Livestream, videoboodschappen, of in Offerte en Bevestiging opgenomen extra werk;

Factuur

Een betaaloverzicht van het totaalbedrag dat de Klant voor Bedrijfsbezoek moet betalen. Een factuur wordt door de Stichting opgesteld, zonder BTW. De Stichting is niet Btw-plichtig.

Huisbezoek

Bezoek aan particulieren thuis. Hier vallen niet de Bedrijfsbezoeken onder.

Klant

De begunstigde, het zij de natuurlijke persoon (Huisbezoek), of de natuurlijke persoon, uit naam van (Bedrijfsbezoek) een onderneming, School of organisatie. 

Locatie

Het volledige adres, het bij de Klant in gebruik zijnde (deel van een) woning of gebouw, waar(in) het Bezoek bevindt of al dan niet waar de binnenkomst is;

Mail

Info@sinterklaasgroep-lelystad.nl

Offerte

een overzicht van de afgesproken diensten, datum, tijd(duur), locatie en prijs, na ontvangen een aanvraag voor een Bedrijfsbezoek.

Stichting

Stichting H.A.R. Sinterklaasgroep Lelystad; KvK nummer: 670.256.25

Totaalbedrag

Hetgeen de Klant bij de uitvoering van het Bezoek en/ of Extra Diensten moet betalen. 

Vrijwilligers

Personen welke werk verricht voor of uit naam van de Stichting H.A.R. Sinterklaasgroep Lelystad. O.a. personen die de rol als Sinterklaas, Piet (traditioneel al dan niet roetveeg geschminkt), chauffeur, ondersteuner of e.d.

Artikel 2 Afwijking van voorwaarden

De Stichting en de wederpartij kunnen in overleg afwijken van een dezer voorwaarden. Dit dient dan schriftelijk per mail, met akkoord van beide partijen te gebeuren. Bovenstaande is alleen toegankelijk als er noodzaak is voor één van de partijen.

Artikel 3 Contactgegevens

Stichting H.A.R. Sinterklaasgroep Lelystad

Mail: Info@sinterklaasgroep-lelystad.nl

Website:  www.sinterklaasgroep-lelystad.nl

Telefoonnummer:  06 5776 5674

IBAN:  NL08 INGB 0007 5863 43

KvK nummer: 670.256.25

RSIN:  8567.98.678

BTW nummer;  Niet van toepassing i.v.m. niet Btw-plichtig. 

Vestigingsplaats:  Lelystad 

Artikel 4 Aanvraag

De Klant doet per Mail een aanvraag voor een Huisbezoek, Bedrijfsbezoek of Extra Dienst. In de aanvraag vermeld de Klant wanneer (datum & tijd), op welk adres en voor hoeveel kinderen er een Bezoek word aangevraagd. Uiterlijk zal de Stichting binnen 48 uur reageren op de aanvraag.

Artikel 5 Offertes 

Na de Aanvraag voor een Bedrijfsbezoek, ontvangt de Klant eerst een Offerte. 

De Offertes zijn voor maximaal 1 week (7 dagen) geldig. In overleg is langer mogelijk. Offerte zijn zonder verplichtingen. Zolang de Offerte geldig is, zal er op aangevraagde datum en tijdstip een reservering komen. Bij het ontvangen van een 2e Aanvraag voor dezelfde moment als in de Offerte benoemd staat, dan zal de Klant hierover benaderd worden. 

Artikel 6 Definitieve Bevestiging

6.1 Huisbezoek: Na de Aanvraag voor een Huisbezoek, ontvangt de Klant de Definitieve Bevestiging. Na controle van de gegevens van het bezoek, bevestigt de Klant deze aan de Stichting. Eventuele wijzigingen of onjuistheden, meld de Klant zo spoedig, per mail, aan de Stichting.

6.2 Bedrijfsbezoek: Na Akkoord van de Klant op de Offerte voor een Bedrijfsbezoek, ontvangt de Klant de Definitieve Bevestiging en Factuur. Eventuele wijzigingen of onjuistheden, meld de Klant zo spoedig, per mail, aan de Stichting.

Artikel 7 Locatie

7.1 De Locatie opgegeven in de Aanvraag is leidend, en wordt opgenomen in de Offerte e/o op de Definitieve Bevestiging. Eventuele wijzigingen, onjuistheden of onbekend adres ten tijden van versturen van de offerte of bevestiging, meld de Klant zo spoedig, per mail, aan de Stichting.

7.2 Bij Bezoek welke op een hogere of lagere verdieping(en) (meer dan 2 etages) plaatsvinden zal er een lift aanwezig moeten zijn. De Locatie moet, goed en op korte afstand, bereikbaar zijn met auto en te voet. Hier vallen ook eventuele op brekingen van de straat onder. Indien dit VOORAF niet goed is gecommuniceerd, kan de Stichting beslissen het Bezoek NIET door te laten gaan, gezien de schade aan kostuums, rekwisieten en eventueel gevoeligheid apparatuur. 

7.3 Tevens dient de Stichting VOORAF te worden geïnformeerd als voor het parkeren van vervoermiddelen, een betaling van parkeerkosten verplicht is gesteld. Deze parkeerkosten zijn voor de Klant, en worden dan ook bij de Klant in, middels een factuur, rekening gebracht.

Artikel 8 Betaling 

8.1 De prijzen zijn zonder BTW voor zowel voor particulieren als bedrijven. De Stichting is niet btw-plichtig. 

8.2 Huisbezoek: De betaling vindt plaats doormiddel van een betaalverzoek via ING of Tikkie. De betaling voor het Bezoek dient voldaan te worden binnen 4 weken (28 dagen ) na ontvangen van het betaalverzoek, welke in de e-mail bij de Definitieve Bevestiging is ingesloten. 

8.3 Bedrijfsbezoek: Bij bedrijfsbezoek vindt Betaling plaats d.m.v. een Factuur. Deze is in op basis van de tussen partijen overeengekomen tarieven en aantallen verrichtingen voor het Bezoek of Dienst. 

De Betaling voor Bedrijfsbezoeken dienen uiterlijk 2 weken (14 dagen) voor de datum van het Bezoek te zijn voldaan. De Betaling geschied d.m.v. het overmaking op de ING bankrekening van de Stichting, onder vermelding van het factuurnummer, welke beide op de Factuur zijn benoemd.

8.4 Bij overschrijding van de betalingstermijn is de cliënt zonder dat ingebrekestelling is vereist in verzuim. De Stichting is gerechtigd haar verplichtingen tot het verrichten van Diensten, met ingang van de datum waarop uiterlijk Betaling moest hebben plaatsgevonden is verstreken, te Annuleren. De Stichting zal de cliënt tijdig op de hoogte stellen van vernoemde Annulering van het Bezoek. 

8.5 Tenzij anders is overeengekomen, na vooraf onderling overleg en schriftelijk bevestiging, zal de Betaling plaats vinden op de in punt 8.2 en 8.3 genoemde wijze en voorwaarden.

Artikel 9 Informatie over Bezoek

9.1 Het Huisbezoek kan alleen plaats vinden indien, het door de Stichting verstuurde Definitieve Bevestiging, volledig door de Klant is gecontroleerd, in- en/of aangevuld is met de juiste Locatie, contactgegevens en andere informatie over het Bezoek, en deze retour is verstuurd per Mail. 

9.2 De verantwoording voor controle van de juiste Locatie, contactgegevens en andere informatie over het Bezoek op Definitieve Bevestiging ligt bij de Klant. 

9.3 Deze informatie over het Bezoek, ontvangt de Stichting binnen 1 week na ontvangst va de Definitieve Bevestiging.

Artikel 10 Informatie voor “het grote boek”

10.1 Huisbezoek: De informatie voor in “het grote boek”  ontvangt de Stichting, per mail, binnen 3 weken na ontvangst van de Definitieve Bevestiging. 

10.2 Huisbezoek: Ligt de datum van het Bezoek of Dienst binnen de in punt 10.1 gestelde tijd, dan dient de Stichting de informatie voor in “het grote boek” binnen 1 week na ontvangst van de Definitieve Bevestiging, én uiterlijk 2 dagen voor de datum van het Bezoek of te uitvoeren Dienst, te ontvangen per mail.

10.3 Bedrijfsbezoek: De informatie voor in “het grote boek” ontvangt de Stichting bij een Bedrijfsbezoek, uiterlijk 5 weken (35 dagen) voor de datum van het Bezoek per mail.

Artikel 11 Annulering 

11.1 Indien de Annulering van het Bezoek of Extra Dienst wordt gedaan op verzoek van de Klant gelden de volgende regels voor het annuleren.

• Annulering Tot 7 dagen voor aanvang van het Bezoek wordt gedaan, is geen schadevergoeding door de klant verschuldigd. 

• Annulering tot 48 uur voor aanvang van het Bezoek, is deze altijd een schadevergoeding door de klant verschuldigd van 50%, van het totaalbedrag. 

• Annulering binnen 48 uur voor aanvang van het Bezoek, is deze altijd een schadevergoeding door de klant verschuldigd van 100%, van het totaalbedrag. 

11.2 Annulering geschiedt schriftelijk per Mail, en bij Annulering binnen 24 uur telefonisch.

11.3 Indien het Bezoek of Extra Dienst op verzoek van de Klant wordt verschoven naar een andere datum is dit alleen mogelijk, als de agenda dit mogelijk maakt. Anders blijft de eerder aangevraagde datum gehandhaafd, mits de klant overgaat tot annuleren, dan geldt punt 11.1.

11.4 Het percentage, in de punt 10.3, van 50% en 100% van het totaalbedrag, van hetgeen de Klant bij de uitvoering van het Bezoek had moeten betalen, komt voort doordat de Annulering door de Klant geschiedt op een zodanig korte tijd dat er op het oorspronkelijke afgesproken Bezoek, geen vervangende Bezoek gerealiseerd kunnen worden voor de Stichting. De Stichting is gerechtigd om zulks als in de vorige zin te bepalen.

11.5 Indien Annulering niet of te laat geschiedt, is de Stichting gerechtigd de betreffende dienst(en) in rekening te brengen, onverkort het recht op betaling van alle in deze door hem/haar gemaakte kosten. 

11.6 Annulering door de Stichting bij ziekte van de Sinterklaas, zal er gekeken worden naar vervanging. Is er geen vervanging beschikbaar, dan wordt in overleg met de Klant het bezoek verplaatst naar andere moment of wordt het een Bezoek van alleen Pieten. Mocht er voor gekozen worden tot Annulering van het Bezoek, zal het totaalbedrag, binnen 48 uur teruggestort worden op de bankrekening van de Klant.

11.7 Bij annulering door een pandemie of natuurramp, hanteren we dezelfde regels als benoemde in punt 11.1 tot 11.8, met die verstande dat het kosteloos 1x naar een ander dag/tijdstip (tot maximaal 1 jaar later op 5 december) verzet mag worden. Het verplaatsen kan alléén voor dezelfde boeking én alleen als de Stichting dit kan realiseren wat betreft planning. De Stichting is gerechtigd om zulks als in de vorige zin te bepalen.

11.8 De Stichting is, in alle redelijkheid, gerechtigd een reeds geplande afspraak te wijzigen wat betreft het tijdstip. Dan zal De Stichting dit eveneens uiterlijk 48 uur vóór het afgesproken tijdstip, via telefoon, dienen kenbaar te maken. Met uitzondering benoemd in Artikel 12, punt 12.1 en 12.2.

Artikel 12 Hinder

12.1 Indien door verkeershinder, autopech, ongeval of slechte weersomstandigheden de Stichting de Locatie niet of niet tijdig kan bereiken, waardoor het Bezoek niet doorgaat of later begint, is er sprake van overmacht. Hiervoor kan de Stichting, het Bestuur of de Vrijwilligers, niet aansprakelijk kunnen worden gesteld. De Stichting is gerechtigd om zulks als in de vorige zin te bepalen.

12.2 Als door bovengenoemd de Stichting niet op tijd kan komen, is zij verplicht de Klant hiervan tijdig in kennis te stellen. 

Artikel 13 Uitvoering 

13.1 De stichting staat voor kwaliteit van kleding, personage en Bezoek. De Stichting en Vrijwilligers zijn verplicht zich te houden aan alle voorschriften, instructies en aanwijzingen van de wederpartij, voor zover die geen afbreuk doen aan de artistieke prestaties en verbindt zich naar beste het Bezoek te kunnen voldoen, met inachtneming van de overheidsvoorschriften. De uitvoering van de rol kan per perso(o)n(en) verschillend zijn. 

13.2 De Vrijwilliger(s) dra(a)g(t)en de volledige verantwoordelijkheid voor alle, voor het Bezoek noodzakelijke eigendommen van de Stichting (zoals kostuums, apparatuur, rekwisieten etc.). Deze bevinden zich in goede staat bevinden en voldoen aan de wettelijke normen en veiligheidseisen.

Artikel 14 Beeindigen

14.1 Vanwege gezondheid van onze vrijwilligers én de hoge reinigingskosten van onze kostuums, rekwisieten en apparatuur is het verzoek om niet te roken, welke vorm dan ook (zie punt 14.2), vlak voor of tijdens in de Locatie waar het bezoek plaatst vind. Het is voor ons niet prettig, maar ook niet voor volgende Klanten. Mocht tijdens het Bezoek van de Stichting hier geen gehoor aangegeven worden, zal door de Vrijwilligers hierop geattendeerd worden. Mocht hier geen gehoor aangegeven worden, zijn Vrijwilligers genoodzaakt het bezoek per direct te stoppen en de Locatie te verlaten.

14.2 Onder roken, welke in punt 14.1 benoemd wordt, wordt bedoelt elke vorm van roken. Ook elektronisch roken (of vapen, dampen of anders) valt hieronder.

14.3 Ook huisdieren vragen wij op afstand te houden, i.v.m. schade aan kleding of rekwiseten.

14.4 Als het optreden vroegtijdig, door de Stichting, moet worden afgebroken vanwege negatieve invloed, agressie, bedreiging, vernieling, roken of dergelijke, tegen Vrijwilligers, apparatuur, rekwisieten of vervoermiddelen, door aanwezigen, omstanders, derden, of welke perso(o)n(en) of dier(en) dan ook, het hele Totaalbedrag verschuldigd blijven. Daar bovenop komen de kosten voor de eventuele schade die geleden is, of voortvloeit uit het gebeurde voor, tijdens, of na het Bezoek. E.e.a. is ter plaatse of naderhand te bepalen door de Vrijwilliger(s) in samenspraak met het Bestuur.

Artikel 14 De reclamaties/klachten 

14.1 Mocht de Klant onverhoopt onze diensten niet naar behoren beschouwen, ondanks onze grote zorg voor kwaliteit en professionaliteit, volgt de volgende procedure; 

De Klant kan de per mail zijn/ haar reclamaties indienen. Binnen 2 weken na ontvangst zal de Stichting een beslissing nemen en de Klant hiervan op de hoogte stellen. Deze beslissing zal altijd naar redelijkheid plaatsvinden! Klachten / of reclamatie kunnen alleen binnen 48 uur na het Bezoek in behandeling genomen worden. Na deze periode kunnen wij helaas niet meer uw klacht in behandeling nemen. De Stichting is gerechtigd om zulks als in de dit artikel te bepalen.

Artikel 15 Foto’s, video’s en Media

15.1 Opnames, foto’s e/o video’s, van onze Sinterklazen & Pieten mogen alleen voor eigen (privé) gebruik altijd worden gepubliceerd op sociale media (Facebook, Twitter, etc.)

15.2 Het is niet toegestaan foto’s e/o video’s van Vrijwilligers van de Stichting, met of zonder kostuum, voor commerciële doeleinden te gebruiken in welke vorm dan ook, in eigen belang van de Klant of zakelijk belang! Indien de Klant hier wel behoefte toe heeft kan de Klant, voor het gebruik, contact opnemen met info@Sinterklaasgroep-lelystad.nl.

15.3 Indien de Stichting foto’s e/o video’s, met één van onze Vrijwilligers erop of erin vertoont, tegenkomt op het internet, sociale media, folders, flyers, etc. welke gebruikt worden voor commerciële doeleinden in welke vorm dan ook, in eigen belang van de Klant of zakelijk belang, waar geen toestemming voor is verleend, kunnen wij u rechtstreeks een Factuur doen toekomen van €100,00 per vertoonde foto’s e/o video’s. 

15.4 Dit is mogelijk zonder waarschuwing vooraf omdat wij gebruik maken van ons portretrecht , en het in de Nederlandse wet is vastgelegd dat u altijd toestemming moet vragen aan de perso(o)n(en) op de foto’s e/o video’s voor publicatie multimedia met commerciële doeleinden!

ONZE VOORWAARDEN ZIJN SAMENGESTELD MET ZORG 

EN GEDEPONEERD BIJ DE KVK ALMERE 2023